TUTORIAL CARA MEMBUAT LAPORAN PJJ DARING

Sekedar ingin berbagi walaupun sangat sederhana, bagaimana caranya membuat laporan hasil PJJ daring dengan menggunakan 'Google Formulir' dan aplikasi Add-on  pada Spreadsheet yaitu AutoCrat. Aplikasi pengaya ini kalau di Microsoft Word kita kenal dengan Mail Merge. Pengaya ini menggabung data dan mengubahnya menjadi format lain seperti PDF(Portable Dokument Format).

Berikut langkah-langkahnya;

1. Siapkan format formulirnya.

2. Buat template dalam bentuk Dokumen Word lalu upload ke Google Drive.

3. Template Dokumen Word ini  klik kanan, buka dengan Google Dokumen.

4. Buat 'Google Form'nya di Drive . 

Anda bisa mendownload semuanya pada link diatas, kemudian modifikasi sesuai dengan format laporan kita, karena tutorial kali ini akan menekankan pada bagaimana mengolah data dengan pengaya  AutoCrat.

Pada pembuatan 'Google Formulir'  jangan lupa membuat 'Dokumen Spreadsheetnya'. Tempat semua hasil pekerjaan dari pengisian Google Formulir. Dokumen Spreadsheet inilah yang akan kita olah nanti, sehingga menjadi sebuah dokumen PDF yang siap untuk menjadi bahan laporan.

Isian pada Google Form berupa 'data dan gambar/foto' sehingga pada Spreadsheetnya harus memuat keduanya. Kunci keberhasilannya justru ada disini, sebab jika  kita tidak mengolahnya lagi di spreadsheet  maka gambar/foto itu nanti akan keluar  dalam bentuk alamat 'Emage URL'nya  berupa 'tulisan',  bukan 'foto' kegiatan yang sudah kita upload di Google Formulir.

Berikut cara mengolah data dan foto di Spreadsheet:

1. Buka dokumen Spreadsheet.

Tampilan Dokumen Spreadsheet

2. Kita tambahkan 'rumus' dibawah ini satu persatu pada kolom kosong Spreadsheet disebelah kanan, sebanyak jumlah foto yang kita upload.(Jika ada 18 foto yang kita upload pada Google Form, maka kita harus menambahkan sebanyak 18 rumus ini pada kolom kosong disebelah kanan Spreadsheet)

RUMUS FORMULA =arrayformula(if(row(A:A)=1;"photoid";substitute(F:F;"open?";"uc?export=view&")))

3. Kita akan mengganti alamat 'Emage URL' satu persatu  dengan mengubah rumus diatas dengan cara mengganti huruf F:F dimana foto ada dikolom itu pada Spreadsheet.(Misalnya Foto 1 yang kita upload pada Google Form  ada dikolom T pada Spreadsheet, maka F pada rumus diatas harus kita ganti dengan T. Sedangkan kata 'photoid' bisa kita ganti dengan 'foto1' , 'foto2 dan seterusnya sampai 'foto18' sesuai banyaknya foto yang kita upload )

 

4. Klik AutoCrat pada Add-on. Jika belum ada AutoCratnya instal dulu.

 

5. Jalankan AutoCrat dengan klik Next.

 

AutoCrat fungsinya untuk mengabungkan Google Dokumen(template) dengan data pada Google Spreadsheet. Jika keduanya sudah match maka AutoCrat akan jalan. Jika masih ada tanda merah, harus dicocokkan dulu sampai tanda merah hilang.  

Setting foto agar tampil pada laporan

Setting PDF agar nanti bisa dicetak hasilnya.

Klik Next

Klik Next

Klik No karena kita tidak akan share pada email.

Terakhir klik SAVE agar pekerjaan kita tersimpan.

Video Tutorialnya InsyaAllah akan kita buat nanti.

Jika AutoCrat ini berjalan sempurna maka jadilah laporan harian PJJ Daring kita selama 1 minggu dalam bentuk PDF. Mingu-minggu  berikutnya kita tinggal mengisi Google Formulirnya sesuai kebutuhan kita, tinggal print , tanda tangan, stempel dan laporkan. Selamat bekerja.